(Word) Solutions

Microsoft Word begleitet uns seit der Version 2.0 für DOS – erschienen im Jahre 1985. Die Begeisterung für Word hat nie nachgelassen, für jede der mittlerweile weit über 20 DOS-/Windows-Versionen sowie zahlreichen Mac-Versionen haben wir professionelle Dokumentvorlagen, Automatisierungen, Workflows und Schnittstellen zu Drittherstellern erstellt. Damit das Arbeiten mit Word einfacher und rationeller wird.

Natürlich besitzen wir neben Word auch für die anderen Office-Programme wie Excel, Outlook und PowerPoint umfangreiche Expertisen und haben schon zahlreiche Lösungen realisiert.

Für die Programmierung greifen wir immer auf die für die Lösungsanforderung optimale Plattform zurück. Sei es in Form von VBA, dem Einsatz von Visual Studio-Tools für Office oder der Microsoft-Webplattform. Unsere Lösungen werden via Code-Signing digital zertifiziert, sodass sie höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen.

Unsere Expertise geben wir gerne auch bei öffentlichen und Inhouse-Trainings, in unseren kostenlosen Blog-Beiträgen und unseren kostenlosen Lösungs-Videos weiter.

Übrigens: Unsere Word-Lösungen sind allein in Deutschland auf vielen 10.000 Clients im Einsatz: Angefangen von KMUs bis hin zu internationalen Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern, Behörden oder Verwaltungen. Mehrsprachigkeit, Multiplattform- und Multiversions-Unterstützung gehört bei uns deshalb auch zum Standard-Portfolio.

Neugierig? Dann finden Sie nachfolgend eine Auswahl unterschiedlicher Word-Lösungen, die in den letzten Jahren entstanden sind.

Vorlagen-Management-Lösungen

Einheitliche Brief-, Protokoll-, Agenda-, Berichts- und andere Dokumentvorlagen, die vom ganzen Unternehmen genutzt werden? Persönliche Daten sollen automatisch aktualisiert werden? Der Wechsel zwischen verschiedenen Tochterunternehmen mit anderen Geschäftsdaten/Logos soll per Mausklick möglich sein?

Für unsere bewährten Vorlagen-Management-Lösungen kein Problem. Nachfolgend ein kleiner Auszug der Möglichkeiten, die je nach Anforderung enthalten sein können:

• Eigene (mehrsprachige) unternehmenseigene Registerkarte mit allen relevanten Funktionen.
  

  

  

• Dynamische Multilanguage-Unterstützung sämtlicher Bedienelemente, Dialogfelder, Dokumentbestandteile sowie Dokument-Rechtschreibung, Silbentrennung, Grammatikprüfung & Co.
  

  

• Individuelles programmierfreies, mehrstufiges Vorlagenmenü zum schnellen Zugriff auf alle Vorlagen.
  

  

• Flexible Rechtevergabe für den Vorlagenzugriff via Active Directory-Gruppen, individuell definierbaren Vorlagen-Gruppen etc.
  

  

• Konsistente Formatierungen via hinterlegtem Formatvorlagen-Konzept – alle Dokumente verfügen künftig über die gleichen Corporate-Design-Farben, -Schriftarten und ‑Formatierungen. Angefangen vom leeren Dokument bis hin zu komplexen Berichten.
• Automatischer Schriftartwechsel für Dokumente, die in der Hausschriftart formatiert sind und von Dritten mit einer Standard-Schriftart bearbeitet werden müssen.
• Benutzerverwaltung zum automatischen Individualisieren aller in den erzeugten Dokumenten hinterlegten persönlichen Daten. Die Daten werden komfortabel aus den Active Directory-Gruppen oder anderen Datenquellen übernommen.
  

  

• Stellvertreter-Funktionen via Benutzerverwaltung, um im Auftrag Dritter Dokumente zu erstellen und zu personalisieren.
• Multi-Firma-Funktionen zum (nachträglichen) Wechsel von Logos und Geschäftsdaten oder anderer Dokumentbestandteile. Auf Wunsch auch in verschiedenen Sprachen.
  

  

• Dynamisches Ein-/Ausblenden grafischer Elemente für den Einsatz von vorgedruckten (Brief-)Vorlagen etc. Ab sofort werden keine unterschiedlichen Vorlagen mehr benötigt und das ständige Hin- und Herkopieren der Inhalte hat ein Ende.
• Optionales AutoUpdate veralteter Geschäftsdaten in bestehenden Dokumenten, sodass beispielsweise Bankverbindungen oder Geschäftsführer immer korrekt sind.
• Vieraugenprinzip zum Sicherstellen, dass Dokumente nicht gedruckt/weitergegeben werden, wenn nicht beide Unterzeichner gegengezeichnet haben. Inkl. Funktionen für digitalisierte Unterschriften.
• Intelligente Bausteinverwaltung zum Zugriff auf fertige sowie individualisierbare Bausteine. Unterstützung mehrerer Bausteingruppen für Abteilungen/Benutzergruppen.
  

  

• Klassifizierungsfunktionen zur (mehrsprachigen) Kennzeichnung von öffentlichen, vertraulichen oder streng vertraulichen Dokumenten.
• Zugesicherte Kompatibilität für alle aktuellen Word-Versionen wie 365, 2021, 2019 und 2016 (sowohl Kauf- als auch Lizenz-Versionen). Und bei Bedarf können auch noch ältere Versionen mit einbezogen werden.
• Flexible Installationsprozesse via reiner Kopier- oder MSI-Paket-Installation oder Autoinstaller für sich selbstaktualisierende Umgebungen.

Übrigens: Vorlagen-Management-Lösungen erstellen wir nicht nur für Word, sondern auch für PowerPoint. Mit einem ähnlich großen Funktionsumfang.

 

(Intelligente) Word-Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen? Da wird lieber der alte Brief geladen, geändert und dann wieder als neue Vorlage gespeichert (mit allen bekannten und versteckten Nebenwirkungen wie ständiges Überschreiben der „Vorlage“, korrupte „Vorlagen“, Dokumente, die mit falschen Daten versendet werden etc.). Und in großen Unternehmen kocht oft jeder Unternehmensbereich oder sogar jede Abteilung ihr eigenes Süppchen.

So tauchen nicht nur im Rahmen von Office-Umstellungen Dutzende, wenn nicht sogar Hunderte angeblicher Dokumentvorlagen auf. Die dann alle mal eben schnell umgestellt werden sollen. Oder es werden die alten Dokumentvorlagen weiter genutzt – das neue CI/CD, das im Zuge der Office-Umstellung eingeführt wurde, bleibt auf der Strecke. Pech gehabt.

Was tun? Die Lösung ist tatsächlich recht einfach:

• Damit Dokumentvorlagen nicht vom Segen zum Fluch werden, bedarf es einheitlicher Vorgaben zum Aufbau und zur Gestaltung („Corporate Design“). Und den Einsatz konsistenter Formatvorlagen zur Formatierung – dann haben die Anwender endlich wieder Zeit, sich um den Inhalt der Dokumente zu kümmern; die perfekte Formatierung ist ja schon vorhanden.
• Dokumentvorlagen müssen maximal komfortabel sein und die „Faulheit“ unterstützen: Nur wenn beim Öffnen einer Dokumentvorlage bereits die persönlichen Daten eingetragen werden, wird die Bastler-Fraktion darauf verzichten, eigene bereits ausgefüllte Dokumentvorlagen anzulegen.
• Werden Signaturen mit Geschäftsdaten zentral verwaltet und in den Fußzeilen dynamisch eingefügt (Dokumentvorlagen haben oft eine längere Lebensdauer als die in der Signatur aufgeführten Vorstände und Geschäftsführer), sind neue Dokumente immer auf dem aktuellen Stand. So wird jeder Anwender freiwillig mit den vorgegebenen Dokumentvorlagen arbeiten.
• Daten wie Namen, Abteilung oder das Datum kommen im Dokument mehrfach vor? Dann bitte auch nur einmal eingeben, Word sorgt ganz automatisch für die Verteilung.
• Lassen sich beispielsweise Logos und andere Firmendaten ein- und ausblenden, kann die gleiche Dokumentvorlage sowohl für den Ausdruck auf gedrucktem Briefpapier als auch für PDF-Dateien genutzt werden. Ohne dass zwei Dokumentvorlagen benötigt und der Text hin und her kopiert werden muss.

Deshalb gilt: Je intelligenter eine Dokumentvorlage ist, desto eher wird sie angenommen.

Gleichgültig, ob Sie eine komplexe Berichts- oder Angebotsvorlage, eine Vorlage für technische Dokumentationen, eine wissenschaftliche Vorlage für die Dissertationen oder eine Briefvorlage benötigen: Wir helfen Ihnen gerne weiter. Täglich arbeiten viele zehntausend Anwender mit von uns erstellten Dokumentvorlagen. Und sparen so eine Unmenge Zeit und Nerven.

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10 Punkte, warum professionelle Dokumentvorlagen im Vergleich zu Bastellösungen viel Zeit sparen

• Korrekt gesetzte Dokumentstandards für fehlerfreie Änderungen
  Ärgerliche Fehler beim Bearbeiten eines Dokuments vermeiden, wenn plötzlich Systemschriften, falsche Schriftgrößen, falsche Zeilenabstände, Absatzeinzüge, Einrückungen oder ein bunter Mix zwischen Linksbündig und Blocksatz (mit riesigen Lücken) entstehen.
• Konsistente Formatierung im ganzen Dokument
  Kein Mix bei Schriftarten, Schriftgrößen und Schriftauszeichnungen – wie er in Basteldokumenten regelmäßig zum Einsatz kommt, vom Inhalt ablenkt und das Dokument laienhaft erscheinen lässt.
• Office-Design für einheitliches Corporate Design im Unternehmen/der Behörde/dem Verband
  Einheitliche Firmenfarben und -schriftarten, die den Unternehmensrichtlinien folgen, basierend auf einem zugrundeliegenden Office-Design, vermeiden Farbkapriolen (in eingefügten Formen, Diagrammen oder SmartArts) und Schriftenmix.
• Formatvorlagen für blitzschnelles Formatieren
  Einheitliche, fachgerecht angelegte und eindeutig bezeichnete Formatvorlagen für alle Aufgabengebiete erlauben endlich die Konzentration auf das Wesentliche: Den Dokument-Inhalt. Die Formatier-Odyssee hat ein Ende. Auch die Übernahme von fremdem Text in falscher Optik lässt sich so schnell regeln.
• Vorbereitete Tabellenformatierungen für alle relevanten Einsatzgebiete
  Daten in der Tabelle schnell erfassen, ohne stundenlang an der Tabelle herumzuformatieren? Vorbereitete Tabellen-Formatvorlagen bieten mit einem Klick die perfekte Optik und lassen sich per Mausklick an Anforderungen wie das Hervorheben der Kopfzeile etc. anpassen.
• Seitenlayouteinstellungen immer passend zum Dokument
  Keine abgeschnittenen Ränder beim Drucken und beim Abheften, keine Briefe, bei denen die Absenderdaten im Nirwana anstelle im Fensterkuvert erscheinen, intelligente Seitenzahlen für mehrseitige Dokumente.
• Logos, Icons, Bilder: Beste Qualität und passgenau platziert
  Logos oder andere grafische Elemente, die nicht die Dateien aufblähen und Speicherplatz verschwenden, die sich nicht beim Bearbeiten plötzlich verschieben oder die beim Ausdruck/in der PDF-Datei in schlechter Qualität erscheinen.
• Ein- und Mehrsprachigkeit von Anfang an berücksichtigt
  Damit die Rechtschreib- und Grammatikprüfung sowie die Silbentrennung beim Arbeiten unterstützen und nicht durch falsche Sprachzuweisungen ständig Fehler erzeugen. In Verbindung mit den Formatvorlagen für die Anwender ein Kinderspiel.
• Intelligente Bedienerführung via Steuerelemente
  Das Datum als Kalender, das sich nicht bei jedem Ausdruck von allein ändert, farblich hervorgehobene Eingabefelder mit eindeutigen Hinweistexten zum Befüllen – das alles reduziert Eingabefehler und überflüssigen Korrekturaufwand.
• Deckblätter und sonstige Bausteine zum Zeitsparen
  Gleichgültig, ob das jetzt doch länger geratene Dokument eine Titelseite benötigt, ob in (Kurz‑)Briefen immer wieder Textelemente für Lieferhinweise, Zahlungsbedingungen etc. hinzugefügt werden: Vorbereitete Bausteine – gerne mit intelligenten Steuerelementen – liefern alles auf Knopfdruck.

Ein verrostetes Auto wird nicht zum Neuwagen, nur weil es mit viel Spachtel und etwas Farbe aufgehübscht wurde. Das gilt auch für eine Dokumentvorlage: Mal eben alles markieren, die neue Schriftart drüber bügeln sowie Logo und Geschäftsdaten ändern, machen aus einer alten, seit Jahren immer auf die gleiche Weise bearbeitete und von Word-Version zu Word-Version konvertierte Dokumentvorlage keine stabile, fehlerfreie und somit zeitsparende Lösung.

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Tools für reibungsloses Arbeiten

Individuelle Lösungen für ganz spezifische Aufgabenstellungen? Für Word (fast) kein Problem:

• Ob Sie Zeit und Geld bei Ihrem Druckerpark mit Hilfe des Drucker-Assistenten sparen möchten,
  

  

• ob Dokumente dynamisch auf Basis eines frei definierbaren Fragen-Antwort-Assistenten erstellt werden sollen,
• ob Sie intelligente Bildplatzhalter in Word nutzen möchten, damit wirklich jeder Anwender eigene passgenau Fotos einfügen kann,
• ob Sie Ausschreibungstexte aus einem zentralen Text-Pool über eine Menüband-Registerkarte oder via Kontextmenü aufrufen möchten,
• ob komplette Reports mit Daten aus Datenbanken sowie Diagramme und Tabellen aus Excel passend für Ihre komplexen Anforderungen erzeugt werden sollen,
• oder ob Sie eine andere Aufgabe mit Word lösen möchten, um umständliche Handarbeit und zeitfressende Vorgänge zu automatisieren,

sprechen Sie uns an:    +49 7720 810046. Wir unterstützen Sie gerne mit unserem umfangreichen Fachwissen und Lösungspool.