Die Verwaltung von Microsoft 365 erfolgt zwar zentral über das Admin Center, doch der Weg zum passenden Admin Center ist immer mit vielen Mausklicks verbunden. Und für jedes Admin Center einen Favoriten anzulegen, macht das Ganze auch nicht übersichtlicher. Die Lösung? Ein pfiffiges Browser-Add-In, das Markus Hahner & Kai Schneider hier vorstellen.
Nur mal eben eine Datei aus OneDrive, SharePoint oder Teams geöffnet und kurz was ausprobiert. Überraschung: Beim nächsten Öffnen zeigen die 365-Programme alle diese Tests 1:1 an – sie wurden alle gespeichert. Wo ist das Original, was passiert hier? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche Einstellungen dafür verantwortlich sind und wie sich ein solches Problem leicht umgehen lässt.
Warum erscheint in der SharePoint-Liste bei der Datumsangabe das Datum von gestern? Auch die Uhrzeit ist überall falsch. Auf welche Datums-/Zeit-Informationen sich SharePoint standardmäßig bezieht und wie dies im Admin-Center ganz leicht korrigiert werden kann, zeigen Dominik Petri und Kai Schneider.
Tipp: Im Video ist ein Lösungsbuchstabe für den Adventskalender 2021 versteckt. Einfach die Lösungsbuchstaben der Videos #231 bis #254 in die richtige Reihenfolge bringen, auf https://www.loesungs-video.de eintragen und mit etwas Glück einen der zehn Preise gewinnen. Einsendeschluss ist der 10.01.2022. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
Mal enthält die E-Mail einen Anhang, mal sind Links darin zu finden. Wie lässt sich sicherstellen, dass weder Anhänge noch Links Schadprogramme enthalten? Microsoft 365 bietet hierzu Richtlinien, die für eine intensive Prüfung noch vor der Weitergabe an den Empfänger sorgen. Wie es geht, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.
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Wie lassen sich Dateien mit Gästen gemeinsam bearbeiten, die nicht Mitglieder der eigenen Microsoft-365-Umgebung (= „Tenant“) sind? Dominik Petri und Markus Hahner erläutern, wie die Teilen-Funktion arbeitet und sich am einfachsten Freigaben für beliebige Empfänger anlegen und auch wieder aufheben lassen.
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Aktuelle Änderungen verwerfen und zurück zu einer älteren Version? Wenn die Datei in Teams, OneDrive oder SharePoint liegt, ist das im Nu möglich, wie Maria Hoeren, Markus Hahner und Kai Schneider zeigen. Denn dann stehen alle Vorgängerversionen auf Abruf bereit: direkt im entsprechenden Programm oder im Datei Explorer.
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Microsoft 365-Gruppen – Grundlage für Teams oder SharePoint – manuell zu prüfen und nicht mehr benötigte Gruppen bei Bedarf zu löschen, ist zeitaufwändig. Einfacher ist es, jeder Gruppe ein Ablaufdatum zuzuweisen. Dann werden die Gruppen-Besitzer automatisch angefragt, ob die Gruppe noch benötigt wird. Wie es geht, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.
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Dateien für Dritte freigeben – in Teams, OneDrive und SharePoint ist das schnell und unkompliziert erledigt. Und dann? Wie lange bleibt der Zugriff bestehen? Wie lässt sich vermeiden, dass der Zugriff weitergegeben wird? Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, welche Anpassungen durch den Admin unbedingt erfolgen sollten.
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Ein SharePoint-Server ist nun mal kein Fileserver. Verschachtelte Ordnerstrukturen sind für den SharePoint-Server suboptimal, da so die SharePoint-Suche nicht voll ausgenutzt werden kann und das Ganze langsam wird. Auf Ordnerstrukturen verzichten? Ist dank Dokumentenmappen nicht notwendig, wie Dominik Petri und Kai Schneider zeigen.
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