Die Umfrage in Forms – beispielsweise für Rückmeldungen bei einem Online-Seminar – ist erstellt. Damit für Tests nicht die Live-Umfrage mit Testdaten gefüllt wird, wäre eine Kopie zum Ausprobieren ganz hilfreich. Wie das mit wenigen Mausklicks geht und sich ein Formular jederzeit duplizieren lässt, erläutern Kai Schneider und Markus Hahner.
Nach dem Ausfüllen einer Forms-Umfrage erscheint in der abschließenden Meldung automatisch der Link „Weitere Antwort senden“ – es kann die gleiche Umfrage sofort erneut ausgefüllt werden. Ist dies nicht erwünscht, einfach die von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Schritte durchführen. Dann bleibt der störende Link verschwunden.
Bei einer Gruppenform liegt die Excel-Datei mit den Antworten standardmäßig im Rootverzeichnis der entsprechenden SharePoint-Dokumentenbibliothek. Was tun, wenn sie dort „stört“ und beispielsweise zusammen mit anderen Dateien im Kanal-Ordner abgelegt werden soll? Markus Hahner und Dominik Petri zeigen, wie einfach sich die Antwort-Datei verschieben lässt.
Lassen sich Forms-Umfragen barrierefrei erstellen, um sie vorlesen zu lassen oder in einer größeren Schriftart/anderen Schriftfarbe anzuzeigen? Das ist ganz einfach: Mit der Funktion „Plastischer Reader“ kann jeder Empfänger die Umfrage selbstständig barrierefrei darstellen. Dominik Petri und Kai Schneider zeigen, welche wenigen Schritte dazu notwendig sind.
Die Forms-Umfrage soll in verschiedenen Sprachen erscheinen, ohne dass die Umfrage umständlich mehrfach angelegt wird? Kein Problem, denn Forms ist von Haus aus mehrsprachig. Einfach wie von Kai Schneider und Dominik Petri beschrieben die zusätzlichen Sprachen hinterlegen, und schon kann jeder Empfänger seine Sprache auswählen.
Weg vom Papier? Mit den Genehmigungsworkflows in Teams klappt das tatsächlich. Maria Hoeren und Kai Schneider geben einen Einblick, wo sich die nützlichen Vorlagen befinden, wie neue Vorlagen angelegt werden, wie sich bestehende Vorlagen ändern lassen und wie sie schließlich in der Praxis zum Einsatz kommen.
Leider bietet Forms standardmäßig keine Möglichkeit, ein Gruppenformular direkt von einer Gruppe in eine andere Gruppe zu kopieren. Wie es über den Zwischenschritt mit den eigenen Formularen dennoch klappt, wissen Kai Schneider und Dominik Petri.
Wann sind Besprechungen erfolgreich? Dann, wenn sie gut geplant sind! Wie das Ganze in Teams funktioniert, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider: Gleichgültig, ob Dateien gemeinsam benötigt werden, Umfragen via Forms erfolgen sollen oder der Einsatz des Whiteboards oder Besprechungsnotizen geplant sind – all das lässt sich im Vorfeld in Ruhe vorbereiten.
Die Ergebnisse der Microsoft Forms-Gruppenformular-Abfrage sollen mit einem Flow beispielsweise in einer SharePoint-Liste zur Auswertung gesammelt werden. Doch Flow zeigt hartnäckig nur eigene Formulare zur Auswahl an. Wie es trotzdem klappt, wissen Dominik Petri und Markus Hahner.